|
Цель вы уже сформулировали. Теперь её нужно разобрать на кусочки, которые можно сделать один за другим. Эти кусочки и есть задачи.
Если цель отвечает на вопрос «что изменится?», то задачи отвечают на вопрос «что именно мы для этого сделаем?».
Здесь многие спотыкаются. Пишут либо слишком крупные задачи, которые на самом деле сами тянут на отдельные проекты, либо слишком мелкие, превращая список в бессмысленную кашу. Рассказываю, как найти золотую середину.
Сколько должно быть задач
Золотое правило: от пяти до семи. Восемь — уже многовато, четыре — маловато.
Почему именно так? Эксперт читает заявку ограниченное время. Если задач слишком много, он просто не успевает вникнуть. Если слишком мало — проект выглядит слишком простым, непроработанным.
Пять-семь — ровно столько, чтобы показать, что вы всё продумали, но при этом не утомить читателя.
Как разбить цель на задачи: три способа
Способ первый — по этапам проекта.
Возьмите свой проект и подумайте, из каких крупных этапов он состоит. Обычно это:
✔ подготовка (договориться, закупить, найти помещение)
✔ основной этап (то, ради чего всё затеяно: мероприятия, обучение, производство)
✔ завершение (подведение итогов, отчётность, передача результатов)
По каждому этапу сформулируйте одну-две задачи. Так вы гарантированно не пропустите ничего важного.
Способ второй — по типу действий.
Разделите всё, что вы будете делать, на группы:
✔ организационные задачи (заключить договоры, нанять людей)
✔ содержательные (провести мастер-классы, выпустить брошюры)
✔ ресурсные (закупить оборудование, арендовать помещение)
✔ коммуникационные (оповестить участников, создать сайт)
Способ третий — от результата.
Представьте, что проект уже завершён. Что именно мы сделали? Перечислите 5–7 самых важных действий, без которых результат был бы невозможен. Это и будут задачи.
Как отличить хорошую задачу от плохой
Плохая задача: «Подготовиться к проекту».
Хорошая задача: «Заключить договоры аренды с тремя площадками и закупить расходные материалы на сумму 50 тысяч рублей».
Почему первая плохая? Потому что непонятно, что значит «подготовиться». Это чёрный ящик. Эксперт не видит, что именно вы будете делать, и не может оценить, хватит ли на это времени и денег.
Плохая задача: «Улучшить навыки участников».
Хорошая задача: «Провести 10 тренингов по публичным выступлениям для 50 участников, каждый тренинг — 3 часа».
Почему вторая хорошая? Потому что там есть цифры: 10 тренингов, 50 участников, 3 часа. Эксперт сразу понимает объём работы.
Плохая задача: «Привлечь волонтёров».
Хорошая задача: «Найти и обучить 15 волонтёров, которые помогут в проведении фестиваля».
Разница в конкретике. Хорошая задача даёт ответы на вопросы: сколько, кого, для чего, как поймём, что сделано.
Распространённые ошибки в задачах
Ошибка 1. Задачи не ведут к цели
Вы поставили цель — «создать пространство для общения родителей детей-инвалидов». А ваши задачи: закупить компьютер, нанять бухгалтера, сделать сайт. Где здесь общение родителей? Компьютер и сайт — это инструменты. Сами по себе они не создают пространство. Нужна задача вроде «провести 12 встреч родительского клуба».
Ошибка 2. Задачи дублируют друг друга
Например: «провести анкетирование участников» и «опросить участников проекта». Это одно и то же разными словами. Объедините.
Ошибка 3. Задачи нелогично расположены
Часто видят такое: сначала «провести итоговую конференцию», а потом «напечатать раздаточные материалы». Но материалы нужны к конференции, а не после. Порядок должен отражать реальную хронологию.
Ошибка 4. Задачи слишком глобальные
«Построить детский сад» — это не задача для гранта на 1 миллион рублей. Это отдельный крупный проект. Дробите. «Разработать смету», «получить разрешение на строительство», «залить фундамент» — вот это уже похоже на задачи.
Ошибка 5. В задачах нет законченности
Что значит «организовать работу волонтёров»? Когда эта задача будет считаться выполненной? Когда вы их нашли? Когда обучили? Когда составили график? Когда они отработали своё? Формулируйте так, чтобы было понятно: вот момент, когда задача закрыта.
Как задачи связаны с календарным планом и бюджетом
Правильно составленные задачи — это фундамент для всего остального.
Каждая задача превращается в один или несколько этапов календарного плана. Например, задача «найти и обучить 15 волонтёров» превращается в этапы: «размещение объявлений (1 неделя)», «собеседования (1 неделя)», «обучение (3 дня)».
На каждую задачу вы закладываете деньги в бюджет. Если в задаче есть «закупить материалы» — в бюджете появляется строка «материалы». Если в задаче есть «нанять тренера» — в бюджете появляется зарплата или гонорар.
Если задача не привязана ни к календарному плану, ни к бюджету — зачем она вообще в заявке? Либо уберите, либо доработайте.
Пример: как цель превращается в задачи
Возьмём цель из прошлой статьи: «Создать условия для круглогодичных занятий спортом жителей посёлка N».
Какие задачи ведут к этой цели?
1. Проанализировать потребности жителей — сколько людей какому спорту хотят заниматься.
2. Привести в порядок спортивную площадку — убрать мусор, починить ограждение, залить ровное покрытие.
3. Закупить необходимое оборудование — ворота для мини-футбола, баскетбольные щиты, сетки для тенниса.
4. Привлечь тренеров из районного центра — два человека, один для командных игр, один для единоборств.
5. Организовать расписание занятий — чтобы площадка не пустовала, а у каждого возраста было своё время.
6. Провести информационную кампанию — чтобы жители узнали, что у них теперь есть спорткруглогодично.
6 задач. Каждая понятная, конкретная, измеримая. По каждой ясно, когда она будет сделана и сколько денег потребуется.
Короткий чек-лист по задачам
✔ Задач ровно 5–7, не больше и не меньше
✔ Каждая задача ведёт к цели, а не висит в воздухе
✔ В каждой есть глагол действия — «провести», «закупить», «нанять», «создать»
✔ В каждой есть цифры или конкретика
✔ Все задачи разные, ни одна не дублирует другую
✔ Порядок задач логичен: сначала подготовка, потом основная работа
✔ Каждую задачу реально сделать за время гранта |
|
|
□